Churchill spunea ca atunci cand sustine o prezentare de cateva minute se pregateste in zile iar cand sustine o prezentare de cateva ore se pregateste in minute. Sa stii sa redai esentialul, cu impact maxim asupra auditoriului, astfel incat sa il determini sa si actioneze, este scopul oricarei prezentari profesionale.

Prezentarea este o abilitate care provoaca pentru cel care o presteaza emotiile cele mai puternice. Paradoxul insa, este ca pe masura ce inaintam in status, aceasta devine din ce in ce mai dificila iar miza expunerii noastre este foarte mare. Aceasta inseamna ca este important sa ne asumam ca prezentarea este un proces, cu o structura clara, tehnici si reguli. Cei care tin la profesionalismul prestatiei in orice moment, acorda abilitatii de prezentare o importanta deosebita: cele cateva minute sau ore pe care le ai la dispozitie pentru a face o prezentare iti pot aduce beneficii, unele chiar majore in cariera profesionala si nu numai.

Regula 1.

Prezentarea este un proces format din 2 parti: pregatirea si sustinerea propriu-zisa. Daca te arunci in discurs, fara sa iti faci macar o schita despre ce vrei, cui si unde sa vorbesti, risti sa nu obtii nimic sau chiar sa te faci de ras.

Regula 2.

Cand te pregatesti pentru o prezentare, fii sigur ca crezi cu adevarat in ceea ce faci. Metoda cea mai freceventa este sa iti pregatesti prestatia raspunzand la urmatoarele intrebari:

Regula 3.

Intrebarea “CUI”, te determina sa te concentrezi asupra PUBLICULUI caruita te adresezi: colegi, superiori, recrutor, clienti, potentiali clienti, etc.

Analiza publicului este foarte importantǎ – dacǎ nu reuşeşti sǎ-ţi cunoşti publicul, discursul şi prestaţia ta vor fi serios afectate. Am vazut prezentatori care aveau un mesaj interesant, dar care priveau in jos sau se uitau fix la unul din participanti, fara sa tina cont prea mult de nivelul de interes al publicului in general.

Incearca sa te concentrezi pe urmatoarea schema:

A – udienta – cine sunt participanţii ? Câţi vor participa?

U – nderstanding – ce cunoştinţe deţin faţǎ de subiectul prezentǎrii

D – emographics – care este vârsta lor, sexul, educaţia, ect ?

I – nteres – de ce se aflǎ la acest eveniment ? Cine le-a solicit participarea ?

E – nvironment – unde mǎ voi afla când vorbesc ? Mǎ vor putea vedea şi auzi toţi?

N – evoi – care sunt nevoile ascultǎtorilor? Care sunt nevoile tale ca prezentator?

C – ustomizare – cum îmi potrivesc mesajul în funcţie de public?

E – xpectations – ce aşteaptǎ publicul sǎ afle/înveţe de la tine ?

Regula 4.

Intrebarea “CE” se refera la discurs si mesaj. De cele mai multe ori, suntem tentati sa ne rezumam intr-o prezentare doar la ceea ce vrem sa transmitem, fara sa tinem cont prea mult de cui si in ce context. Mesajul este intr-adevar fundamental insa impactul lui are valoare doar daca il adaptam auditoriului caruia ne adresam. Avand in minte analiza publicului pe care am facut – o in pasul anterior, ne concentram acum asupra mesajului: “la sfarsitul prezentarii mele, audienta va retine urmatoarele: … .” In general, se apreciaza ca un public format din persoane mature, nu poate retine mai mult de 5 – 7 concepte, intr-un mesaj de cel mult 10 minute. Acest fapt, ne ajuta sa ne sintetizam discursul si sa accentuam elementele importante, sa le coloram prin glume, exemple si expresii de impact si sa le repetam in finalul prezentarii. Nu cantitatea de informatii conteaza intr-un discurs, ci calitatea acesteia. Eficienta unui mesaj este direct proportionala cu gradul de certitudine al informatiilor transmise.

Discursul tau poate avea orice subiect, dar structura ta trebuie sa urmeze urmatorul format:

1. introducere – spune-le ceea ce le vei spune

• un « atrage atentia » – foloseste un citat, poveste sau intrebare

 CADC (spune-le Ce –Au- De – Castigat, de ce ar trebui sa te asculte ?)

• Sursa credibilitatii (cine esti, experienta, de unde ai informatia, pe cine ai intervievat)

 Preview (o viziune de ansamblu despre ceea ce vei spune.

2. cuprins

• 3-5 puncte fundamentale

• arajeaza-ti logic informatiile

• argumenteaza cu date, informatii

• pastreaza un limbaj simplu

3. concluzii

• repeta ceea ce le-ai spus deja

• inchide cu o declaratie, concluzie remarcabila

Regula 5.

Dupa ce am pregatit discursul si l-am adaptat cat de mult publicului tinta, ne vom concentra asupra locului unde va avea loc prezentarea: la un birou, intr-o sala de conferinta, intr-un miting in aer liber, studio de televiziune, etc. In acest moment, este important sa ne pregatim materialele ajutatoare, respectiv: flipchart, videoproiector, dar si brosuri, cataloage, etc.

Regula 6.

In final ne concentram asupra noastra, ca vorbitor. Stim ce vrem sa transmitem, cui si unde. Insa impactul prezentarii depinde in mare masura de propria prestatie.

Ca prezentator, vei fi in centrul atentiei. Pentru majoritatea oamenilor, poate fi o experienta incomfortabila ce duce la simptome de stress fizic si emotional. Prezentatorii de succes transfomǎ acest stres într-un sentiment de nerabdare si entuziasm. Tu, de asemena, poţi deveni mai sigur pe tine si relaxat utilizand aceste tehnici :

1. daca nu esti sigur de cum sa te prezinti, aminteste-ti sa :

• Smile – zambesti

• Open Stance – pozitia este deschisǎ

• Forward Lean – te apleci putin inainte

• Tone of voice is warm and professional – tonul vocii este cald si profesional

• Eye contact with different members of the audience -contact vizual cu diversi membrii ai publicului

• Nodding to convey understanding and keep things positive – dai din cap ca semn de intelegere si pastrezi atitudine pozitiva

2. Ca prezentator, poţi accentua mesajul cu tehnici vizuale.

Alege-ti hainele potrivite pentru a evidenţia prezentarea. Întreabǎ persoana care a programat discursul tǎu, cum va fi îmbrǎcat publicul tau şi ce va fi potrivit sa porţi tu. Pentru prezentarile de afaceri, un costum comunica mai multa autoritate decat o haina sport. O rochie clasica, conservatoare sau un costum este potrivit pentru femei. Poarta culori care te avantajeaza.

• postura este un element vizual foarte important in discursul tau. Este recomandabil sǎ stai cu picioarele la o departare de 20 cm, în poziţie paralelǎ si indreptat in fata. Îndoaie-ţi genunchii si pune-ţi greutatea pe ambele picioare. Spatiul si simetria pozitiei vor opri balansarea corpului. Pastreaza aceasta pozitie deschisa. Incrucisarea bratelor poate fi perceputa ca o pozitie defensiva. Pastreaza-ti bratele relaxate si atarnand pe langa corp cand nu le folosesti pentru gesturi.

• este important sa te misti cand vorbesti, dar evita exagerǎrile. Fa cel putin doi pasi si intoarce-te in pozitia anterioara. Foloseste miscarea pentru a face contact cu persoane din diferite parti ale salii. Vei dori sa mergi ocazional si in capatul salii in functie de scopul prezentarii.

• gesturile ar trebui sa fie spontane capabile sǎ susţinǎ prezentarea. Foloseste-le sporadic pentru a accentua punctele principale.

• variazǎ tonul vocii cand vrei sa accentuezi elemente ale prezentarii. Studiile arata cǎ în general, cu cat timbrul vocii este mai grav cu atat oamenii va vor asculta mai mult. De asemenea, controlul volumului vocii – prea soft sau prea tare nu va fi la fel de eficient ca un mixt. Variaza-ti de asemenea tempo-ul. Un ritm normal de vorbire este de 120 – 160 de cuvinte pe minut. Incetineste ritmul pentru persoane care nu vorbesc limba nativ. Evita sa vorbesti pe un ton monoton.

• foloseste un limbaj simplu, clar, nuantat, descriptiv. Foloseste propozitii scurte. Evitǎ jargonul şi întrebarile tip : “…., nu-i asa ? “. Acestea sunt intrebari care la sfarsit dau impresia ca nu esti sigur de ceea ce tocmai ai spus si cauti aprobare.

De exemplu: ”cred ca aceasta propunere determina micsorarea profitului, nu credeti?”.

• Daca intentia ta este de a incuraja comentarii, pune intrebari independente.

De exemplu : »cred ca aceasta propunere va determina micsorarea profitului nostru. Ce pareri aveti? Alte cuvinte ce trebuie evitate : «deci, ei bine, ah, mda…, ca, poate»

autor: Corina Rusu ///  Managing Director, Elite Training /// Master Coach, ETCS.